無駄をなくそう！資料作成の効率をアップする方法とは

ビジネスにおいてプレゼン資料や営業資料は必ずなくてはなりません。しかし、資料作成は簡単なことではなく、慣れていなければ膨大な時間を要することになります。そのため、資料作成の効率を上げることが必要となるでしょう。そこで今回は、資料作成をなぜ効率化すべきか、効率化するコツ、資料作成代行を利用して得られる効果を解説します。

資料作成は効率化すべき？

資料作成はなぜ効率化するべきなのでしょうか。ここでは、資料作成を効率化すべき理由を解説します。

資料作成時間の短縮

資料作成は、コツやポイントが分からないまま進めると、途中で間違いや矛盾に気づきスムーズに進みません。そのため、資料作成時間に大幅な時間を取られることになります。とくにプレゼン資料などは、デザイン性の高さも求められるため、より一層資料作成時間がかかるでしょう。

そこで重要になるのが、資料作成のポイントをつかむことです。ポイントをつかむことで資料作成時間が短縮でき、人件費の削減ができたり生産性が向上したりというメリットがあります。

資料が分かりやすくなる

プレゼン資料や提案書は、顧客獲得や利益を上げるために重要な資料となるため、分かりやすさが重要です。作成者が思いつくままに作成したり、統一感がなかったりするとまとまりがなく、資料を見る側からは分かりにくいと感じるでしょう。

そこで、資料構想などの考える時間をフォーマット化することで、資料作成が効率化でき、見る側から内容が分かりやすい資料となります。思いついたままに資料作成を進めるのではなく、資料の構想段階からどのような流れで見る側に伝えていくのか意識することが必要です。

資料作成を効率化するコツとは

資料作成を効率化するにはどのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、資料作成を効率化するコツを解説します。

スケルトンで全体像を設計する

資料作成におけるスケルトンとは、資料の設計図のようなもので、目次レベルや概要説明レベルで作成する資料の骨組みです。資料の全体像や論点を決めるために、スケルトンは重要な段階になります。

考え方としては「誰に」「何を伝えて」「どうしてほしいのか」を意識しながら作成するとよいでしょう。ドラフトで構成イメージを形成する

資料作成におけるドラフトとは、スケルトンに沿って下書きをすることで、構成イメージを形成することです。パソコンで下書きを始める前に、まず手書きで下書きをしたほうが修正しやすくなります。

ドラフトを作成する際は、メッセージが資料の目的とリンクしているか確認し、見る側が分かりやすいように必要があれば図や表を使いましょう。また、キーメッセージとなる伝えたいメッセージは、瞬時に視認できるように13文字以内が望ましいです。

フィックスで最終の仕上げをする

資料作成におけるフィックスとは、パソコンを使用して仕上げるという意味です。資料のイメージに合った配色を心がけ、メイン色、背景色、強調色、文字色の4色で作成すると見やすい資料になります。

書式、フォント、配置を整えることで文章の体裁が統一され、まとまりを感じるでしょう。経験が浅くデザインに自信がない場合は、テンプレートを使ったり、上司や先輩が過去に作成した資料を参考にしたりすることが上達するポイントです。

資料作成代行を利用してみよう！

資料作成代行サービスを利用するとどのような効果があるのでしょうか。ここでは、資料作成代行サービスを利用すると得られる効果を解説します。

コア業務の時間が確保できる

資料作成代行サービスを利用すると、今まで資料作成に割いていた時間をコア業務にあてることができます。そのため、多くの時間をコア業務にかけられるので、企業の生産性の向上につながるでしょう。

また、リサーチの段階から依頼可能な業者を利用すると、より多くの時間を生産活動に使えるので、企業に大きな利益をもたらすかもしれません。

そのほかにも、社員は資料作成のための残業時間がなくなるので、プライベートにゆとりができストレスがたまりにくくなるので、離職率の低下につながります。

クオリティが高い

資料作成のプロである資料作成代行サービスは、豊富な知識と経験をもとにしたノウハウがあるので、クオリティが高い資料を作成してくれます。資料作成代行サービスが作成した資料は、見る側を惹きつけるような構成や配色、デザインなど、すべてが経験の浅い社員が作成したものと比べると段違いです。

そのため、競合ほか社との大事なプレゼンで、契約を勝ち取れる可能性が高まるでしょう。また、業者が作成したクオリティの高い資料を自社の社員が見て学ぶことで、社員のスキルアップにもつながります。

自社の社員がクオリティの高い資料を作成できるようになると、結果的に業者に依頼する費用の削減が可能です。

まとめ

資料作成を効率化すべき理由には、資料作成の時間が短縮できて人件費の削減などができること、考える時間をフォーマット化して資料が分かりやすくなることがあります。資料作成を効率化するコツは、スケルトンで全体像を設計すること、ドラフトで構成イメージを形成すること、フィックスで最終の仕上げをすることです。また、資料作成代行を利用すると得られる効果には、資料作成に割いていた時間をコア業務にあてられたり、豊富な知識と経験をもとにしたノウハウでクオリティの高い資料を作成したりしてくれることがあります。