資料作成の代行を依頼するメリット・デメリットまとめ

社内の重要資料の作成を専門家に依頼したいと考えている人に、今回の記事はおすすめです。デザインや表現力に優れている専門家に資料作成を依頼するのは、メリットもありますがデメリットも存在します。それらを総合的に判断してどのようにサービスを利用するのか検討しましょう。今後の参考にしてください。

作成を依頼できる資料の種類とは

プレゼン資料、企画書、営業資料、マニュアルなどの作成を依頼できます。業者により依頼できる資料は異なるので確認しましょう。日々の業務時間の中で資料作成に割く時間が多くを占めています。その時間を削減できるようになると、本来の業務に時間を割けるので効率的に業務ができるようになるでしょう。

外部委託が可能な業務はアウトソーシングする

会社員の業務時間の中で資料作成に費やす時間がもっとも多くなっています。資料作成も会社員にとって重要な業務ですが、それだけに時間を割くわけにはいきません。

顧客からの問い合わせ対応、現場対応、会議の主催などの業務を行いつつ、決められた期日までに資料を作成するのは難しいものがあります。必然的に終業後に資料を作成しているという人も少なくないでしょう。

最近では、外部委託が可能な業務はアウトソーシングして、コアな業務に専念する企業が増加しています。資料作成の代行サービスを利用して、限られた業務時間を有効に活用しましょう。

内容が伝わらない資料の価値は低下する

資料作成が得意な会社員は、資料作成の時間を苦痛に感じないかもしれません。しかし、作成した資料を上司に確認してもらうと修正の指示が入っていることが珍しくありません。忙しい業務時間の合間を縫って作成した資料の修正が入るとストレスが蓄積されます。

さらに、内容が伝わらない資料の価値は低下するので、上司が認めた資料でも内容が相手に正しく伝わるとは限りません。そのようなストレスから解放されたい人におすすめです。

資料作成の代行を依頼するメリット

次に、資料作成の代行を依頼するメリットを3つ紹介します。

コア業務に専念できる

本来取り組まなければいけない業務に多くの時間を割けるので、業務の効率化を図れます。また、顧客対応にも丁寧に取り組めるようになるので、これまでよりも顧客からの印象はよくなるでしょう。

アウトソーシングすると、必ず納期までに納品してもらえるので、期日までに間に合うかどうか悩むことがありません。業務の合間に資料作成に追われなくなるので余裕が生まれます。

技術とテクニックのレベルが高い

資料作成の専門家が作成するので、技術とテクニックのレベルが高くなっています。完成度が高いので内容が伝わりやすくなっています。また、アニメーションや動画などを取り入れる技術にも長けているので、自分で調べてアニメーションや動画を取り入れる手間も省けます。

費用対効果が高い

自分で資料を作成するときは、写真や画像の素材を自分で調達するところから始めなければいけませんが、資料作成の専門家は豊富な素材を持っているので簡単に素材を抽出できます。

無料の素材を提供しているサービスもありますが、多くの素材は有料です。購入せずに使用することはできないので、そのぶん費用が発生します。それを防止できるのでメリットといえるでしょう。

資料作成の代行を依頼するデメリット

次に、資料作成の代行を依頼するデメリットを4つ紹介します。

費用が発生する

プランの内容だけではなく、依頼する業者や納期などにより費用が異なるでしょう。また、修正や追加作業などを見越して依頼することになると、さらに費用がかかる場合があります。予算の範囲を超える料金を提案されたときは一度冷静になりましょう。

社内でノウハウが蓄積されない

アウトソーシングする習慣が身に付くと、社内で質の高い資料を作成できる人材が不足します。これを防止するために、重要な資料のみ作成を依頼しましょう。

依頼内容と成果物を確認する必要がある

社内であれば、依頼内容を細かく伝えなくても伝わることがあります。しかし、業者に依頼内容を伝えるときは社内ほどスムーズに進行しません。そのためのやり取りに時間を割くことになります。

また、成果物を確認した後に内容がそぐわなかった場合に、資料の修正を依頼しようと思っても対応してもらえない場合があります。このような行き違いを未然に防止しましょう。

セキュリティ面で不安がある

社内の重要資料の作成を依頼するときは、セキュリティ面に不安があります。企業の情報が漏洩してしまう可能性があるので、信頼できる企業に依頼しなければいけません。

まとめ

資料作成を専門家に依頼することで、本来の業務に専念できるようになります。また、クオリティの高い資料を納品してもらえるので、企業が求めているものが手に入るでしょう。

しかし、そのための費用が発生するだけではなくセキュリティ面で不安があります。とくに、セキュリティ面では企業の安危を揺るがすことにならないようにしなければいけません。そのためには、信頼できる業者に資料作成を依頼しましょう。