資料作成代行サービスを利用する前にするべき準備とは？

企業活動にはさまざまな種類がありますが、自社の価値を高めるためには企画やデザインを尽くした「資料作成」も大切です。しかし、せっかくの企画や立案も、思うような資料に仕上がらないという悩みを抱えている企業もあります。そこで、この記事では話題の資料作成代行サービスに注目します。利用前の準備にも触れるのでご一読ください。

資料作成代行サービスを利用するべき理由

企業の経営においてもっとも優先すべきこととは何でしょうか。経営を安定させ利益を生み出すためには、営業努力を重ね収益をアップさせることが大切です。そのためには自社の魅力を存分に発揮した企画立案、プレゼンテーション等の活動は欠かせないものですが、資料作成に難航してしまうケースが後を絶ちません。

ではなぜ、資料作成に難航してしまうのでしょうか。その理由は、イメージした内容が資料にまとめ切れていないためです。また、デザインのない資料になりがちで、文字だらけの読みにくい資料になってしまうケースも散見されます。そこで、プロの資料作成代行に依頼すると、以下のようなメリットがあります。

伝わりやすい資料になる

資料作成代行とは資料作りのプロです。統計や絵など上手に資料内に挟み込みながら、魅力的な完成資料を生み出します。自社以外の方が読んでも伝わりやすい内容に仕上がるのです。

コアの業務に集中できる

資料を作るだけでは企業の利益にはつながりません。利益を追求するためには、営業活動などのコアの業務に力を注ぐ必要があります。とくに少ない従業員数で経営している場合には、業務を集中化することで営業利益の拡大も見込めます。資料作成はあえて外注することが経営力の強化につながるのです。

残業の削減

コア業務が集中しやすい日中帯からようやく戻り、本来は退勤すべき時間になってから事務作業を行う企業も多いでしょう。しかし、労働環境が悪化してしまうと優秀な人材は離れてしまう可能性があります。

また、働き方改革を進めるためには残業の削減も重要です。事務作業の1つである資料作成を代行に委託することは、残業を減らすきっかけにできます。

資料作成代行サービス利用時のチェックポイント

資料作成代行を活用するためには、サービスを利用する際に知っておくべきこともあります。知っておくべきチェックポイントとは以下の3つです。

費用を確認し、要検討を

資料作成代行サービスには色んなタイプが存在しており、代行費用にも開きがあります。予算に合った代行費用ではない場合、依頼者側である企業にとって赤字となってしまう可能性があります。

資料作りはあくまでも営業のアシスト役です。費用対効果を追究することも大切で、あまりに高額な費用作成代行の利用は得策とはいえません。とくにアニメーション制作なども依頼すると、高額となる場合があります。事前に見積もりを取得し、発注費用には注意しましょう。

納期を厳守できるか

企業が使用したい資料作成にはおそらく期限があるものが多いでしょう。「プレゼンの日に間に合わせたい」「大切な資料をDMに入れたい」などの要望がある場合、納期の設定が肝心です。

納期に余裕を持たせ、必要な日には間に合わせることができるか、代行業者側と緻密な打ち合わせを行いましょう。個人で請け負っている場合、副業的な要素も強いため納期の厳守にルーズな可能性もあります。悪い評価はないかも事前に確認することがおすすめです。

デザインの確認を

資料作成代行サービスの中には簡潔でスピーディーな資料を得意とするところもあれば、イラストやグラフを得意とする場合もあります。依頼の前には代行例を確認し、企業側の求めるデザインと相違はなさそうか、しっかりと確認するようにしましょう。

資料作成代行サービスを利用する前にするべき準備

素敵で伝わりやすい資料を得るために外注しよう、と決めたなら早速資料作成代行サービスを活用しましょう。では、実際に資料作成代行サービスを利用するなら、事前にどんなものを準備するべきでしょうか。

目的をハッキリしよう

資料作成を依頼する以上、代行業者側には「どんな資料を誰に見せたいのか」という目的をハッキリと伝える必要があります。

営業プレゼンテーション用なのか、既存のお客さんにDMとして送るのか、など目的によってデザインや仕上がり、文体などが異なるためです。プロのデザインや文章力を際立たせるためには、目的を明示し方向性の確認を行いましょう。

秘密保持の確認

企業の大切な資料を委託する以上、秘密保持については契約時に明確にしておく必要があります。クラウドソーシング上では中間サイトが秘密保持の契約に関する条項を用意しています。

しかし、直接業者側とやり取りする場合には、大切な企業内情報が外部に流出しないように自身で確認をし、契約に盛り込むことがおすすめです。とくに新製品に関する情報などは外部への流出がご法度です。慎重に情報開示を検討するようにしましょう。

まとめ

今回の記事では「資料作成代行サービス」を利用する前にするべき準備について、詳しく解説を行いました。働き方改革や新型コロナウィルスなどの影響により、従来の作業を見直している企業は増加しています。

煩わしい事務作業の一部を専門家に委託することは、従業員の士気の向上や、営業力の強化にもつながります。また、資料作成のプロが作る資料は完成度が高く、企業にプラスの評価をもたらす可能性が高いでしょう。便利な資料作成代行を活用し、これまで以上に自社の魅力を伝えてみませんか。