今資料作成の外注が増えている？その理由とは

多くのビジネスマンにとって必須ともいえるのが、資料作成ではないでしょうか？社内だけでなく、取引先との打ち合わせにも使われるため、手を抜かずに作成しなければいけません。最近は資料作成を外注するケースが多いといわれていますが、本当でしょうか？今回は資料作成の外注が増えている理由について、外注する利点などと一緒に解説します。

資料作成の外注が増えている理由

最近は資料作成を受注している業者が多く登場しており、外注のニーズが高まっていることがわかります。外注が増えている主な理由は、次の3つです。

時間を節約したいため

資料の内容や量などによって異なりますが、一般的に資料作成には時間がかかります。たとえば、PowerPointを1つ作る場合「情報収集」「アイデアを出す」「資料の流れを考える」「スライドを1つずつ作る」といったプロセスが必要です。1時間のプレゼンをする内容の場合、2日以上かかることもあるでしょう。

資料作成にばかり膨大な時間をかけていては、本来の業務に支障をきたしてしまうかもしれません。できるだけ余計な時間を節約するために、外注するケースがあります。

より見やすい資料を作りたいため

資料づくりでもっとも大切なもののひとつが、見やすさです。たとえば、有意義な内容が書かれていても、文章ばかりの資料では読み手はストレスを感じてしまいます。途中で読むのをあきらめてしまうかもしれません。

適度に写真がグラフを用いた資料の方が訴求力は上がるといわれていますが、作成した経験がないと、どのように作ればよいのかわからないでしょう。より見やすい資料を作る目的で、外注する人も少なくありません。

説得力のある資料を作りたいため

最後の理由は、説得力のある資料を作りたいためです。より大切な内容やデータをあつかう資料を作成する場合「あれもこれも」と、盛り込みたいものが多くなりがち。しかし、量が多くなればなるほど本当に大切な情報がぼやけて、反対に説得力が薄くなってしまいます。説得力のある資料を作るために、専門業者へ外注するケースもあるでしょう。

PowerPointの作成を外注する利点とは

資料の中でもとくに外注されているもののひとつが、PowerPointです。続いてはPowerPointを外注する利点について見ていきましょう。

本来の業務に専念できる

まずは本来の業務に専念できることです。前述したように、PowerPointづくりには多くの時間がかかり、本来の業務が滞ってしまうケースも少なくありません。しかし、外注すれば資料作りにかける時間をカットして、その分を本来の業務に充てられます。生産性が高まり、会社にとってもプラスとなるでしょう。

高品質の資料を作成できる

高品質の資料を作成できるのも、外注する大きな利点のひとつです。資料作成を専門的に受注している業者は、よりよい資料作成に向けた研究を欠かしません。「どのような構成がよいか」「グラフや写真はどのタイミングで載せれば伝わりやすいや」などを熟知しており、説得力が高い高品質の資料を作ってもらえます。

客観的な視点で見てもらえる

社内でPowerPointを作る場合、作成に関わるのは1人、または少人数でしょう。とくに1人で作る場合は新しいアイデアが出なかったり、既存のスタイルをそのまま活用したりと、読み手に合わせた資料をうまく作れない可能性があります。

しかし、外注すると豊富な知識や経験を持ったスタッフが関わり、客観的な視点で内容を見てもらえる利点があります。自分では想像がつかなかった、新しいアイデアをもらえる可能性もあるでしょう。

外注業者と密にコミュニケーションを取ろう！

外注業者とひと口にいっても、費用やクオリティはさまざまです。「価格は安かったけれども、完成品の質が悪かった」といった事態を避けるためには、外注業者と密なコミュニケーションを取りましょう。できれば対面やオンラインで顔を合わせて相談できるなど、丁寧なコミュニケーションを大切にしている業者を選んでください。

メールでのやり取りを基本とする場合でも、複雑な内容を伝えるときには、直接顔を合わせてやり取りした方が失敗を防げます。また業者によって、得意な分野やデザインの内容などが異なります。契約前に実績を見せてもらい、自分が希望する内容やデザインとマッチするかどうかを確認しておくと安心です。

また納品された資料は、中身をしっかり確認しましょう。ほとんどの業者では修正に対応しているため、修正してもらいたいポイントがあれば伝えてください。修正回数は業者によって異なります。不明な点な不安な箇所があれば、必ず事前に業者に確認することが大切です。

まとめ

内容や量にもよりますが、一般的に資料作成には多くの時間が必要です。とくに作成経験がない、または少ない人がゼロから作ろうとすると、膨大な時間がかかってしまいます。資料作成を業者へ外注すれば、余計な時間を節約して本来の業務に専念できるでしょう。

またより高品質で、説得力のある資料を作れるのもメリットです。失敗を避けるためには、外注する場合は業者と密なコミュニケーションを重ねることが大切です。